Gestire l’impresa del futuro con il budget aziendale
In uno scenario economico in continuo mutamento è fondamentale saper costruire il bilancio previsionale per conoscere lo stato di salute dell’azienda e programmarne la crescita
Per riuscire a governare con efficacia i cambiamenti del mercato, oggi più che mai imprenditori e manager devono avere una visione organica della situazione attuale dell’azienda al fine di prevederne gli sviluppi futuri e anticiparne le criticità con il minor margine possibile di errore.
Gli strumenti a disposizione sono molteplici, ma uno in particolare sintetizza la grande mole di dati economico-finanziari di cui dispone l’azienda, restituendo da un lato la fotografia del suo stato di salute e dall’altro proiettandola al futuro: il budget aziendale. Ma come sfruttare al meglio tutti i vantaggi che derivano dalla sua implementazione in azienda?
Perché costruire un budget aziendale
Il budget aziendale, detto anche bilancio previsionale, si basa sui dati storici in possesso dell’azienda e li proietta sull’anno futuro di esercizio. Il Chief Financial Officer, in sinergia con la Direzione e i responsabili delle maggiori aree aziendali (Amministrazione, Produzione, Acquisti, Commerciale, Marketing), è incaricato di elaborare tra novembre e dicembre il documento previsionale, definendo chiaramente le priorità di spesa e gli obiettivi di ricavo per ciascuna divisione.
Essendo uno strumento operativo condiviso con i capi area, il budget aziendale punta alla semplificazione della gestione quotidiana delle attività finanziarie anche per chi non è avvezzo alla materia, massimizzando così i profitti e tenendo sotto controllo i costi. Il budget, quindi, traduce gli obiettivi aziendali in formule e numeri tangibili secondo una duplice funzione:
- Programmare: creando il documento in anticipo, si distribuiscono in modo equilibrato le risorse e si ha al contempo una visione d’insieme del reale andamento dell’azienda.
- Controllare: inserendo mensilmente quanto è stato effettivamente speso / ricavato, si possono fare valutazioni tempestive circa i dati a consuntivo e gli scostamenti avvenuti rispetto a quanto previsto.
Tuttavia, costruire un budget non è un’attività semplice: è necessario sintetizzare tutti i valori economici, finanziari e patrimoniali registrati negli esercizi precedenti, tracciando uno schema intuitivo e facilmente utilizzabile nel nuovo anno. Ecco quindi che è indispensabile mettere in atto alcune buone pratiche per ridurre il margine di errore nella creazione del budget aziendale.
Budget aziendale a prova di errore: best practices
Redigere un budget aziendale in ottica previsionale permette di definire gli obiettivi aziendali per il futuro esercizio, stimare il risultato economico atteso e suddividere le risorse in modo equilibrato. Per evitare di incorrere in errori, è indispensabile tenere in considerazione i seguenti punti:
- Dividere il budget in mensilità e raggrupparle in trimestri: la stesura di un rolling budget che prevede l’aggiornamento delle singole voci di costo / ricavo determinando lo scostamento da quanto previsto permette di verificare se le performance aziendali sono in linea con l’andamento del mercato e tenere sotto controllo picchi e cali di produzione dovuti alla stagionalità;
- Usare uno strumento appropriato: molte PMI utilizzano fogli di calcolo di Excel; per governare al meglio l’andamento dell’azienda e realizzare previsioni più accurate, è consigliabile avvalersi di un cruscotto che proietta diversi scenari tenendo in considerazione molteplici variabili;
- Semplificare la fruizione del documento: il budget è uno strumento operativo destinato ai capi area e quindi le sezioni dovranno essere chiaramente identificabili, così come le voci di costo / ricavo. In questo modo, ciascun responsabile ha una fotografia immediata della sua divisione e riesce ad intervenire tempestivamente e in autonomia per sanare eventuali criticità.
