Whistleblowing aziende private: Guida completa per le PMI

Dal 17 dicembre 2023 è scattato l’obbligo di adempiere alla normativa whistleblowing anche per aziende fra 50 e 250 dipendenti. Come devono procedere le PMI.

Dal 17 dicembre 2023 alcune tipologie di aziende private sono interessate dal nuovo adempimento in materia di whistleblowing, la segnalazione di illeciti sul luogo di lavoro: secondo il D.Lgs. 24/2023, i soggetti che debbano effettuare una segnalazione dovranno poterlo fare secondo regole precise che li tutelino e ciò si traduce in un obbligo di adeguamento dei propri canali per le imprese private individuate dalla normativa.

La scadenza di dicembre 2023 riguarda nello specifico le imprese private con più di 50 dipendenti o con modello organizzativo 231, dettagliate in questo articolo. Vediamo nello specifico quali sono e come agire per essere in regola con il provvedimento.

Abbiamo affrontato la materia in modo approfondito, con uno spazio riservato a domande e risposte, anche nel WebMeeting “Opportunità e Scadenze ESG: Whistleblowing e Parità di Genere” visionabile in qualsiasi momento.

Cosa si intende con il termine di whistleblowing?

In un’organizzazione, pubblica o privata, il whistleblowing, letteralmente “soffiata”, è lo strumento mediante il quale viene garantita la tutela a chi segnala in buona fede, atti, fatti e comportamenti non conformi di cui sia venuto a contatto o a conoscenza, nell’esercizio della propria attività lavorativa prestata all’interno della Società, a prescindere dal ruolo, responsabilità e funzione rivestiti. Per garantire la tutela dell’informatore da eventuali ritorsioni, la segnalazione deve poter essere anonima.

Questa procedura nasce nel settore pubblico e nell’ordinamento italiano è stata introdotta con la Legge anticorruzione (L. 190/2012); successivamente è stata assorbita anche dalle società private, in modo graduale, fino ad arrivare all’odierno d.lgs. 24/2023 (provvedimento attuativo della Direttiva UE 2019/1937) che raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato.

Il legislatore ha quindi introdotto una normativa, via via sempre più completa, che incentivi le segnalazioni di eventuali illeciti, garantendo la protezione del whistleblower, secondo uno specifico perimetro.

I 7 vantaggi dell’applicazione del whistleblowing in azienda

1. Prevenzione di corruzione e frodi: lo strumento incoraggia i dipendenti ad esporre gli illeciti per poter contrastare la frode, la corruzione e i comportamenti non etici.
2. Miglioramento della conformità normativa, perché grazie alle segnalazioni vengono identificate le aree aziendali non pienamente conformi alle leggi. L’emersione delle problematiche minimizza la possibilità di multe o sanzioni legali.
3. Promozione di un ambiente di lavoro etico. Potendo segnalare eventuali illeciti, i dipendenti fanno in modo che si mantenga un ambiente integro a livello professionale.
4. Protezione dei diritti dei lavoratori: il whistleblowing protegge i lavoratori da ritorsioni, dirette come il licenziamento, o indirette come un’attività di mobbing.
5. Protezione della reputazione: utilizzando un sistema interno anonimo di segnalazione, l’impresa limita i danni di immagine e reputazionali.
6. Minor aggravio dei problemi: il whistleblowing permette di individuare i problemi in anticipo e di affrontarli immediatamente, prima che producano conseguenze peggiori.
7. Incremento della consapevolezza. I segnalanti rendono l’organizzazione consapevole delle preoccupazioni che devono essere affrontate per favorire la crescita dell’azienda stessa.

Whistleblowing settore privato: quando è obbligatorio

Se le aziende private con più di 250 dipendenti erano obbligate ad adeguarsi alla normativa già dal 15 luglio 2023, dal 17 dicembre 2023 lo sono anche le imprese che:

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• rientrano nell’ambito di applicazione del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, e adottano Modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori

Il calcolo della quota 50 lavoratori non corrisponde al numero di persone, bensì si ricava dal proporzionamento fra l’effettivo impegno orario dei vari dipendenti a tempo pieno, parziale o dei lavoratori intermittenti. Per capire come fare il calcolo dei lavoratori, puoi vedere il webinar Resolve dedicato a whistleblowing e aziende private.

Whistleblower: può farlo solo un dipendente?

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di un soggetto del settore pubblico o privato, in qualità di:

• dipendenti pubblici (ossia i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del d.lgs 165/01, ivi compresi i dipendenti di cui all’art.3 del medesimo decreto, nonché i dipendenti delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione; i dipendenti degli enti pubblici economici, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio);
• lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti,
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

Cosa può segnalare un whistleblower

Il legislatore ha individuato le seguenti tipologie di violazioni segnalabili sotto il cappello del whistleblowing:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’unione

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, devono essere circostanziate con informazioni precise, in tal modo è più facile verificarle e gestirle senza la necessità di coinvolgere il segnalante e corroborate da elementi non palesemente infondati. Al contempo, le segnalazioni effettuate non devono essere rivolte a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale.

In particolare, segnalazioni manifestamente false o del tutto infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati dalla segnalazione non verranno prese in considerazione.

Cosa prevede la procedura whistleblowing?

Le segnalazioni devono essere trasmesse dal whistleblower attraverso i canali appositamente predisposti:

• Canale interno
• Canale esterno (gestito da ANAC Autorità Nazionale Anticorruzione)
• Divulgazioni pubbliche
• Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del whistleblower in quanto in via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno all’organizzazione e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6, è possibile effettuare una segnalazione esterna.

Il D.Lgs. 24/2023 afferma che «I soggetti del settore pubblico e i soggetti del settore privato, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015, attivano propri canali di segnalazione, che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata  nella segnalazione,  nonché del contenuto della  segnalazione e della relativa documentazione».

La norma specifica che «la gestione del canale di segnalazione dovrà essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato».

Whistleblowing: cosa deve fare il datore di lavoro

Un’azienda privata che abbia le caratteristiche descritte in precedenza, (si veda Whistleblowing settore privato: quando è obbligatorio) deve istituire un metodo di segnalazione anonima e non, attraverso cui raccogliere e di conseguenza gestire le segnalazioni, con alcune differenze dipendenti dalla adozione o meno del modello 231:

Whistleblowing aziende private SENZA modello 231

• adottare procedura e sistema di whistleblowing interno
• individuare il soggetto referente alla ricezione del whistleblowing
• strutturare una procedura di segnalazione a livello informatico
• strutturare una procedura di segnalazione alternativa

Whistleblowing per le imprese CON modello 231

• adottare procedura e sistema di whistleblowing interno
• individuare il soggetto referente alla ricezione del whistleblowing diverso da organismo di vigilanza
• strutturare una procedura di segnalazione a livello informatico e alternativa
• prevedere l’intervento organismo di vigilanza in determinati casi

La procedura di segnalazione whistleblowing o il Modello 231 devono includere anche le conseguenze disciplinari a seguito di atti ritorsivi o discriminatori verso il whistleblower.

Chi gestisce le segnalazioni whistleblowing?

Resolve ha implementato un sistema di gestione whistleblowing settore privato che supporta l’azienda nella:

• Supporto per implementazione di sistema di gestione segnalazioni con definizione e formalizzazione di una procedura condivisa di whistleblowing ;
• Progettazione del sistema informatico di segnalazione anonima, semplificando le modalità con un metodo conforme ai requisiti di privacy come richiesto dalla normativa whistleblowing;
• Gestione del servizio di raccolta in outsourcing. Con un servizio di raccolta segnalazioni aziendali, Resolve offre una gestione organizzata e centralizzata che monitora costantemente lo stato delle segnalazioni;
• Informazione e formazione del personale in merito al processo di segnalazione.

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Le tutele per il whistleblower

• Riservatezza: l’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

• Divieto di ritorsioni: è vietata ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata.

Il Legislatore ha infatti accolto una nozione ampia di ritorsione, per essa si intende: «qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto».

Le conseguenze disciplinari a seguito di atti ritorsivi o discriminatori verso il whistleblower devono essere previste o all’interno del Modello o nella procedura di segnalazione Whistleblowing adottate dalla società.

Whistleblowing in Italia: le sanzioni

Il Decreto Legislativo 24/2023 prevede delle sanzioni pecuniarie, applicate dall’ANAC, in caso di violazioni, che si affiancano a eventuali conseguenze civilistiche, lavoristiche, amministrative o penali. Possono essere comminate sanzioni:

– da 10.000 a 50.000 euro in caso di ritorsioni, violazioni della riservatezza, segnalazioni ostacolate o tentativi di ostacolamento;

– la stessa entità, da 10.000 a 50.000 euro, può essere applicata in caso di violazioni nelle procedure dei canali di segnalazione, ad esempio quando sono mancanti, o non conformi alla normativa o quando non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

– per il whistleblower invece sono previste pene pecuniarie da 500 a 2.500 euro, in caso di reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

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