Virtual Breakout Rooms per Microsoft Teams

La nuova funzione di Microsoft Teams permette di dividere e distribuire temporaneamente i partecipanti a una riunione in stanze separate

Le nuove Breakout Rooms per Microsoft Teams sono state pubblicate e implementate il 9 dicembre 2020. A questo link una guida: https://myteamsday.com/2020/12/09/teams-breakout-rooms/

Si tratta di una feature che permette agli organizzatori di un meeting di dividere la riunione in sottogruppi per facilitare le discussioni e le sessioni di brainstorming.

Molte informazioni sulle Virtual Breakout Rooms sono state condivise da Microsoft, e in questo articolo condivideremo i punti principali e le cose su cui prestare attenzione.

Amministratori di Teams

L’amministratore dovrà assicurarsi che gli utenti dell’ organizzazione possano eseguire le seguenti operazioni:

• Consentire la pianificazione della riunione privata;
• Consentire l’incontro immediato in riunione privata;
• Consentire la pianificazione della riunione del canale;
• Consentire l’incontro immediato nei canali.

Inoltre, dovrà rivedere e condividere le impostazioni per assicurarsi che siano impostate correttamente per l’azienda e i suoi utenti.

Organizzatori di riunioni e partecipanti

Nota: Solo l’organizzatore della riunione (che ha creato l’invito alla riunione) può vedere l’opzione per creare e gestire le breakout rooms. Inoltre, deve utilizzare il client Teams Desktop per creare queste stanze.

Per vedere l’opzione delle breakout rooms nelle riunioni, è necessario attivare la nuova esperienza di riunione di Teams:

1. Cliccare sull’immagine del profilo in Teams;
2. Selezionare Impostazioni;
3. Selezionare l’opzione “ Turn on new meeting experience ” nelle impostazioni generali;
4. Riavviare il client Teams;
5. È possibile ricontrollare che l’impostazione sia configurata correttamente avviando una riunione e verificando che la riunione si apra nella propria finestra.

Bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti, incluso l’organizzatore della riunione, utilizzino la versione più recente di Teams. Anche su dispositivo mobile o tablet Android o iOS, i partecipanti devono avere l’ultimo aggiornamento.

L’organizzatore della riunione, una volta all’interno di essa avrà l’opzione breakout room accanto al comando alza la mano. Solo lui vedrà l’opzione, i partecipanti e i relatori no.

Funzionalità disponibili per Organizer:

• Configurare della breakout room sul client desktop Teams;
• Creare delle breakout rooms in riunioni private pianificate (anche ricorrenti), canali e riunioni private immediate;
• Gli organizzatori delle riunioni possono gestire le stanze e passare da una stanza all’altra liberamente;
• Impostare le breakout rooms durante una riunione attiva. Nota: Non è possibile preparare in anticipo le breakout rooms. Questo deve accadere durante la riunione.
• Creare fino a 50 breakout rooms in una singola riunione;
• Aggiungere, rimuovere, eliminare le breakout rooms;
• Rinominare le stanze con il titolo desiderato;
• Riassegnare i partecipanti alla sala da una sala all’altra prima e durante l’apertura delle stanze;
• Transizione stanza: in qualità di organizzatore, è possibile decidere se i partecipanti vengono spostati automaticamente nella stanza quando viene aperta o, se devono fare clic per confermare il trasferimento. L’ impostazione di “accettazione automatica” è disponibile per riunione;
• Inviare un annuncio che verrà visualizzato come messaggio di chat della riunione in ogni stanza;
• Chat, file e registrazioni: solo l’organizzatore avrà sempre accesso a tutte le risorse utente delle riunioni delle stanze virtuali.

Funzionalità disponibili per i partecipanti:

• Entrare in breakout rooms da Web, desktop, iOS, iPad, cellulari e tablet Android. Gli organizzatori non possono spostare i partecipanti che si sono uniti tramite telefoni fissi o dispositivi Teams;
• I partecipanti si uniscono alla stanza come relatori, in modo che possano liberamente presentare, condividere Whiteboard, ecc;
• I partecipanti non possono aggiungere altri alla chat della riunione, copiare i dettagli della riunione, spingere altri alla riunione o utilizzare l’opzione “call me back”;
• Attesa tra le stanze: i partecipanti alla riunione non possono tornare alla riunione principale o da una stanza all’altra da soli. Devono attendere che l’organizzatore della riunione li riporti alla riunione principale;
• Chattare durante la sessione interattiva. La chat e gli elementi condivisi durante la riunione sono visualizzabili per i partecipanti alla sala;
• Chat, file e registrazioni: i partecipanti hanno accesso ai documenti, ma solo l’organizzatore ha accesso ai collegamenti (se il collegamento è condiviso dall’organizzatore della riunione, i partecipanti avranno accesso);
• Partecipazione su più dispositivi: le breakout rooms non sono supportate quando il partecipante accede alla stessa riunione e allo stesso account da più dispositivi.

Dove e quando si possono creare breakout rooms?

L’organizzatore può creare le breakout rooms dopo essersi unito alla riunione. È possibile creare in blocco le stanze virtuali all’inizio oppure aggiungerle e rimuoverle manualmente.

Le stanze possono essere configurate dal client desktop ma non da dispositivi mobili e Web.

Microsoft prevede di abilitare la possibilità di impostare le breakout rooms prima della riunione molto presto.

Quando si possono assegnare i partecipanti alle breakout rooms?

È possibile assegnare un partecipante durante la configurazione delle stanze. È possibile farlo manualmente prima che le stanze virtuali si aprano o riassegnare i partecipanti a un’altra stanza mentre questa è aperta.

Inoltre, si può assegnare automaticamente i partecipanti alle rooms quando si configurano per la prima volta nella riunione.

Le informazioni presenti in questo post, sono prese dall’articolo: https://myteamsday.com/2020/10/20/virtual-breakout-rooms/