Organizza i meeting con Cortana e Calendar.help

Organizzare una riunione con qualcuno al di fuori della tua azienda non è sempre semplice e può essere una gran perdita di tempo dal momento in cui non sei in grado di visualizzare i calendari dell’altra persona e, di conseguenza, i suoi impegni.
Infatti, solitamente, quello che facciamo è mandare mail su mail per verificare la disponibilità dell’altro e poter organizzare l’incontro. Per risolvere questa problematica, Microsoft ha iniziato a lavorare al progetto “Calendar.help”

Il programma conferisce a Cortana il ruolo di segretaria, abilitandola a programmare meetings e appuntamenti al tuo posto. Attribuendo a Cortana il compito di organizzare e gestire gli impegni, potrai dedicare più tempo al tuo lavoro e meno a scrivere decine e decine di mail.

Come funziona?

• Per utilizzare questo nuovo servizio, dovrai prima di tutto registrarti per la preview di Calendar.help. Una volta accettato nel programma, organizzare un incontro sarà semplicissimo: è sufficiente aggiungere Cortana in Cc di un’email che invii dal tuo indirizzo di posta.
• Quando scrivi l’email, dai a Cortana istruzioni includendo il linguaggio naturale per specificare la durata del meeting, l’ora e il luogo. In alternativa puoi impostare preferenze di default e Cortana utilizzerà quelle impostazioni senza bisogno di comandi aggiuntivi.
• Dopo che avrai inviato la mail, Cortana controllerà il tuo calendario per trovare una data disponibile; in seguito contatterà l’altro partecipante proponendogli l’incontro. Cortana comunicherà direttamente con l’altra persona di modo che lo scambio di email non intasi la tua casella di posta. Dal momento in cui l’altro partecipante risponde indicando la sua disponibilità, Cortana continuerà lo scambio fin quando non sarà trovata una data che funzioni per entrambi.
• Una volta che data e ora sono confermate, Cortana creerà l’evento completo di dettagli nel tuo calendario e manderà l’invito ufficiale a tutte le persone coinvolte.

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