Microsoft lancia Kaizala: app in stile Whatsapp per la comunicazione aziendale

Probabilmente non l’avete ancora sentita nominare ma, presto, la conoscerete molto bene.
Microsoft Kaizala è un app, lanciata nel 2017, per il teamwork, le chat, la comunicazione di gruppo e la condivisione di file, ora disponibile in oltre 25 paesi.
Era partita un po’ in sordina in quanto progetto sperimentale portato avanti nell’incubatore Garage del gruppo di Redmond ed indirizzato inizialmente al solo mercato indiano.
Da novembre 2018, però, l’app è disponibile a livello globale, gratuitamente.

Microsoft Kaizala

Si tratta di un’applicazione adatta ad aziende di qualsiasi dimensione: creata con un design minimalista, è infatti semplice da utilizzare ma, allo stesso tempo, molto potente.
Lo scambio di messaggi è istantaneo, sondaggi e survey sono semplici da creare ed inviare e la geolocalizzazione di colleghi/impiegati è acquisibile in pochi secondi.

Kaizala ha al suo interno tutto quello di cui avete bisogno per una comunicazione trasparente, interna ed esterna all’azienda.

Download

Dal vostro dispositivo Android o iOS, recatevi sulle piattaforme Play Store e App Store e scaricatela gratuitamente. Può sembrare un’alternativa a WhatsApp Business, ma anziché fungere da strumento per l’interazione tra le aziende e i loro (potenziali) clienti, Kaizala è pensata principalmente per gestire lo scambio tra colleghi, sviluppata con un’attenzione particolare alla sicurezza. Ad esempio, dopo aver rimosso un utente da un gruppo attraverso la dashboard di controllo, l’amministratore può decidere di eliminare la cronologia della chat dal suo dispositivo. Inoltre, la gestione dei dati avviene in conformità con quanto previsto da normative e standard come ISO 27001, SOC2, HIPAA e GDPR.

Al momento, non è possibile effettuare chiamate e videochiamate, ma potete condividere messaggi di testo, immagini, video, documenti e contatti, creare sondaggi, fissare meeting e assegnare compiti, diramare un annuncio collettivo ed inviare la vostra posizione geolocalizzata.

Features & Benefits

Kaizala era stata progettata per i firstline workerks, dipendenti particolarmente importanti per il successo di un’azienda che non dispongono di una postazione fissa in ufficio ed operano principalmente in movimento.
Kaizala ha caratteristiche che richiamano alla mente altre soluzioni Microsoft dedicate alla comunicazione e destinate alla Firstline Workforce: tra queste Teams, F1 e StaffHub. In questo caso il focus è però sull’esperienza mobile, con un’interfaccia e una modalità di interazione ottimizzate appositamente per gli smartphone.
Le sue funzionalità principali sono creare gruppi e sottogruppi per una comunicazione semplice, creare, assegnare e tracciare i progressi di un lavoro, raccogliere feedback attraverso sondaggi e survey e costruire report visivi.

Al momento, all’interno di Kaizala, sono possibili 11 azioni differenti che coprono le necessità dei vari dipartimenti e/o processi aziendali.

Qui sotto le principali:

– Announcements: funzionalità maggiormente utilizzata. Permette di inviare un messaggio ad un intero gruppo e di ricevere risposte attraverso like e commenti;
– Jobs: sono messaggi di chat che assegnano task ad un impiegato e ne tracciano lo stato di progresso. I commenti possono essere aggiunti da amministratori o altri membri del gruppo. A lavoro completato, viene inviata una notifica all’amministratore.
– Locations: vi sono 4 azioni disponibili riguardo la location, inclusa la location con foto che verifica che colleghi ed impiegati si trovino nel luogo prestabilito.
– Let’s Meet: funzionalità utilizzata per mandare inviti di meeting e ricevere una veloce risposta all’interno della medesima chat.
– Quick Polls & Surveys: sono due strumenti fantastici per raccogliere informazioni dai membri di un gruppo, da clienti o fornitori. Inviate comodamente una domanda al gruppo e ricevete le varie risposte tramite chat.
– Submit Bill: permette agli utenti di scattare foto di una fattura e condividerne i dettagli con un gruppo o un cliente.

Kaizala equivale ad un’app di Office 365?

Kaizala non è un’applicazione di Office 365 tradizionale come lo sono Word, PowerPoint, o OneNote: questo perchè è gratuita.
Dal momento in cui, invece, scaricherete Kaizala Office Add-in, l’app verrà integrata con Office 365 ed aumenteranno le sue potenzialità.
Con l’add-in abilitato, infatti, gli utenti potranno inviare, scaricare e modificare file di Office 365 in real time.

Il portale di gestione di Kaizala (Kaizala Management Portal) è il luogo in cui è possibile gestire e customizzare l’app per adattarla alle esigenze dell’azienda.
Gli amministratori possono coinvolgere gli utenti, impostare e gestire i gruppi, aggiungere fornitori, partner, clienti e molto altro.
Gli sviluppatori possono invece creare e customizzare le azioni in Kaizala ed aggiungere connettori per integrarvi i sistemi aziendali.

Anche Microsoft Flow è disponibile come connettore.
Da questa integrazione, potrete impostare dei flussi di lavoro tra le due app di modo che all’accadere di una determinata azione in un’app, scaturisca un workflow nell’altra.

Per saperne di più su quest’utile integrazione, leggete l’articolo: Integrate your workflow in Kaizala using Microsoft Flow.

Quick start guide

Per l’installazione, l’impostazione del profilo utente, per iniziare una chat, creare un gruppo ed impostare un meeting, vi rimandiamo all’articolo di Microsoft dove sono illustrati i singoli passaggi per sistemi Android e iOS: Quick start guide for Kaizala.